Согласно нормам Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н работодатель должен вести: книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу (журнал) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Форму указанных книг (журналов) работодатель разрабатывает самостоятельно. Однако установлены некоторые требования по их содержанию.
Так, в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Отсутствие книги по учету движения трудовых книжек и книги по учету бланков приравнивается к нарушению трудового законодательства, за которые по ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность для должностных лиц - предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1000 рублей до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 рублей до 5000 рублей; на юридических лиц – от 30 000 рублей до 50000 рублей.
